Στελέχωση-Περιγραφή θέσεως εργασίας

Το Τετράδιο του Γιάννη

·         ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΠΕΡΙΟΧΕΣ – ΚΛΕΙΔΙΑ (KEY RESULT AREAS) ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ; Τι εννοούμε με το παραπάνω; Σε ποιους τομείς ο υποψήφιος πρέπει να αποδίδει «καλά» και ποιοι από αυτούς χαρακτηρίζονται πρώτης προτεραιότητας, δεύτερης, κτλ. Μερικοί από τους βασικότερους τομείς μιάς (οποιασδήποτε) θέσης εργασίας, είναι οι ακόλουθοι: ο έλεγχος του κόστους, η συγκράτηση και η μείωση του κόστους, η διαχείριση και η αξιοποίηση των υπαρχόντων πόρων, η ικανοποίηση των αναγκών των πελατών, η αύξηση της απόδοσης και της παραγωγικότητας, το εύρος / βάθος της γκάμας των προϊόντων, η παρεχομένη ποιότητα, η προστιθέμενη άξια, η αύξηση του όγκου των πωλήσεων, η διατήρηση του μεριδίου αγοράς, η τήρηση των διαδικασιών, η τήρηση των προγραμμάτων και των προθεσμιών, η κερδοφορία, η ρευστότητα, οι καινοτόμες ιδέες, κτλ… Καταγράψτε τις λοιπόν και στη συνέχεια ιεραρχήστε τη σειρά σπουδαιότητας τους για τη συγκεκριμένη θέση.

·         ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΚΥΡΙΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ; Εφόσον ολοκληρώσατε το προηγούμενο βήμα -και μόνο τότε- καλείστε να καταγράψετε το με ποιο τρόπο (με ποιες καθημερινές εργασίες) ο υποψήφιος θα καταφέρει να γίνει καλός στους τομείς που σας ενδιαφέρουν. Αμέσως μόλις καταγράψετε τα κύρια καθήκοντα της δουλειάς του, χωρίζετε το κάθε ένα σε υποκαθήκοντα. Για ποιο λόγο; Με αυτό τον τρόπο, πετυχαίνετε να έχετε ένα τόσο αναλυτικό και συνάμα καθοδηγητικό job description, το οποίο κάθε στιγμή θα του υπενθυμίζει το πώς ΑΚΡΙΒΩΣ περιμένετε να εργαστεί (χωρίς να χρειάζεται εκείνος να το υποθέσει!). Αν σε αυτό το σημείο χαμογελάσατε, επειδή ίσως δεν έκανε κανείς κάτι αντίστοιχο για τη δική σας δουλειά και ίσως κάποτε «χάσατε τη μπάλα», έχετε ήδη καταλάβει τη σημασία αυτής της παραγράφου…

·         ΠΟΙΟΙ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ ΚΑΙ ΠΟΙΕΣ ΟΙ ΧΡΟΝΙΚΕΣ ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ ΠΕΡΑΤΩΣΗΣ; Είναι smart; (ανατρέξτε στο σχετικό άρθρο μας για τον προγραμματισμό και τη στοχοθεσία)

·         ΠΩΣ ΘΑ ΜΕΤΡΑΤΑΙ Η ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΟΥ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ; Ποια θα είναι τα standards τα οποία και θα πρέπει να ξεπερνά σε κάθε τομέα των καθηκόντων του; Μπορούν να οριοθετηθούν με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι μετρήσιμα; Ποια θα είναι η ακολουθούμενη μέθοδος μέτρησης;

·         ΠΟΙΟΥΣ ΠΟΡΟΥΣ ΘΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ Ο ΥΠΟΨΗΦΙΟΣ; Θα διαχειρίζεται ανθρώπινους, χρηματοοικονομικούς, υλικούς ή πληροφοριακούς πόρους; Πόσους, ποιους και σε τι βαθμό;

·         ΠΟΙΕΣ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΕΥΘΥΝΕΣ ΤΟΥ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ ΚΑΙ ΣΕ ΤΙ ΒΑΘΜΟ; Θα υπάρχουν θέματα της απολύτου υπευθυνότητας του; (για τα οποία δηλαδή δεν θα χρειάζεται να λάβει έγκριση από εσάς, ή κάποιον άλλο συνάδελφο). Για τα υπόλοιπα ζητήματα, πότε και πάνω από ποιο όριο θα χρειάζεται να λαμβάνει εγκρίσεις; Και τέλους, από ποιους ανθρώπους και με ποια διαδικασία;

·         ΜΕ ΠΟΙΟΥΣ ΘΑ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΕΤΑΙ ΕΝΤΟΣ ΚΑΙ ΕΚΤΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ; Εκτός της επιχείρησης θα συναλλάσσεται με πελάτες; Με προμηθευτές; Με συνεργαζόμενες επιχειρήσεις; Με επιχειρήσεις εκτός κλάδου; Θα μπορεί να ξεκινά εκείνος τις επαφές; Θα μπορεί να βρίσκεται εκτός γραφείου; Θα χρειαστεί εταιρικό αυτοκίνητο, κινητό τηλέφωνο ή έξοδα παραστάσεως; Εντός της επιχείρησης με πόσους και ποιους υφισταμένους του, ομόβαθμους του, ή ανώτερα ιεραρχικά στελέχη θα έχει επαφές; Ποια θα είναι η ακολουθούμενη διαδικασία προσέγγισης τους;

·         ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΣΠΟΥΔΕΣ / ΠΡΟΫΠΗΡΕΣΙΑ; Ξεκινήστε οριοθετώντας αρχικά τις ελάχιστες απαιτήσεις σας (αυτές τις οποίες, αν δεν τις πληρεί θα είναι αναποτελεσματικός στην εργασία του). Συνεχίστε, «ανεβάζοντας τον πήχη» και καταγράψτε τις επιθυμητές (εκείνες με τις οποίες θα είναι ευκολότερο να διακριθεί). Πάντα να θυμάστε ότι σε αυτό το στάδιο μιλάτε ακόμα για τυπικά προσόντα.

·         ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΕΠΙΘΥΜΗΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΟΙ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΘΕΣΗ; Έχοντας μόλις προσδιορίσει στην προηγούμενη παράγραφο τα τυπικά προσόντα του υποψηφίου, καλείστε τώρα να «ζωγραφίσετε» τα «ιδανικά» για τη θέση χαρακτηριστικά της προσωπικότητας του και τις ιδιαίτερες ικανότητες που θα επιθυμούσατε να έχει ανεπτυγμένες. ΠΡΟΣΟΧΗ: το κλασικό λάθος των νέων –και όχι μόνο- managers, είναι να προσλαμβάνουν άτομα σαν και εκείνους, «καθ’ εικόνα και ομοίωση!», καθώς με αυτό τον τρόπο επικοινωνούν μαζί τους πιο εύκολα. Γιατί όμως αυτό είναι κορυφαίο λάθος; Διότι με αυτό τον τρόπο διπλασιάζουν και τα ελαττώματα τους εκτός από τα ισχυρά τους σημεία, ενώ δεν διαθέτουν προσωπικό που να συμπληρώνει τις αδυναμίες τους. Μην ψάχνετε να προσλάβετε λοιπόν «τον εαυτό σας», αλλά κάποιον που θα είναι κατάλληλος για τη συγκεκριμένη θέση και θα καλύπτει τα δικά σας κενά. Ξαναδιαβάστε αυτή την παράγραφο…

·         ΕΙΝΑΙ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΗ Η ΣΤΕΛΕΧΩΣΗ ΑΥΤΗ; Ωραία ερώτηση ε; Το ότι η εταιρία σας έδωσε το πράσινο φως να αναζητήσετε βοήθεια, δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει να το κάνετε προσλαμβάνοντας προσωπικό. Μήπως αντί για πρόσληψη μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο του outsourcing και να δώσετε τη δουλειά σε εξωτερικούς συνεργάτες; Μόνο αν η απάντηση είναι αρνητική, προβείτε στο επόμενο στάδιο.